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Queen’s Wharf: Cottee Parker wechselt zu papierlosen Prozessen

Für das Queen’s Wharf Projekt stellt das Architekturbüro Cottee Parker auf papierlose Prozesse um.

Cottee Parker ist ein australisches Architekten- und Planungsbüro, das aktuell die Architektenleitung beim größten Projekt in der Firmengeschichte übernommen hat.

Die Queen’s Wharf Brisbane ist ein Objekt im Wert von fast 4 Milliarden Dollar, das 2024 fertiggestellt werden soll. Es wird 2.000 Wohnungen, 1.000 hochwertige Hotelzimmer, 50 Restaurants, einen Ballsaal für 1.000 Personen, öffentlichen Raum in der Größe von 12 Fußballfeldern sowie ein Casino und Verkaufsflächen umfassen.

Die Queen’s Wharf Brisbane soll nach Inbetriebnahme über 8.000 Jobs schaffen und zusätzliche 1,4 Millionen Touristen in die Stadt locken.

„Die Queen’s Wharf ist eines der größten Projekte in Australien“, sagt Naveen Dath, Führungskraft bei Cottee Parker und Architekt mit 25 Jahren Erfahrung. „Das ist wirklich ein Projekt mit Transformationswirkung“, fügt Dath hinzu. „Nicht nur für Brisbane, sondern auch für Cottee Parker.“

Nachverfolgung von Papierprozessen

Die Transformationswirkung der Queen’s Wharf Brisbane auf Cottee Parker begann, kurz nachdem der Firma die Architektenleitung übertragen wurde.

„Ich erinnere mich noch an die erste Entwurfsphase 2015“, sagt Dath. „Auf den Schreibtischen der Mitarbeiter stapelten sich die Papierberge.“

Der papierbasierte Arbeitsablauf von Cottee Parker hemmte das Team schon bald bei diesem komplexen Projekt. „Die größte Herausforderung bestand schlicht in der Menge der Dokumente, die ich prüfen musste“, sagt Charles Simons, ein Dokumentationsmanger bei Cottee Parker.

„Normalerweise drucken wir jedes Blatt Papier aus, das an den Kunden geht“, sagt Steph Cook, Architekt bei Cottee Parker.

Dieser manuelle Überprüfungsprozess war sehr zeitaufwendig. Dokumente lagen einen ganzen Tag lang auf dem Schreibtisch eines Architekten herum und bis zu 10 Architekten mussten einen Stapel Dokumente überprüfen.

Zudem brachte die Qualitätssicherung bei solchen Papierdokumenten, bei der mögliche Fehler in den Entwürfen vor der Lieferung an den Kunden erkannt werden sollten, Probleme bei der Lesbarkeit und den Verantwortlichkeiten mit sich.

„Dokumente gingen in den Papierbergen einfach unter“, sagt Erina Tibaldi, eine Leiterin des Dokumentationsteams bei Cottee Parker. Sie schätzt, dass für die Queen’s Wharf etwa das Fünffache an Unterlagen von dem notwendig sein wird, was für einen normalen Büroturm veranschlagt wird.

Digitalisierung der Arbeitsabläufe

Einige Architekten bei Cottee Parker, die an anderen Projekten arbeiteten, stellten dem „Queen’s Wharf“-Team Bluebeam Revu vor. „Wir dachten, dass wir vielleicht ein System [mit Revu] entwickeln könnten, mit dem wir den [Dokumentenprüfungs-]Prozess vereinfachen können“, sagt Simons.

Die Herausforderung bei der Einführung bestand darin, die weniger technisch versierten Teammitglieder ins Boot zu holen.

„Wir wollten den Arbeitsablauf imitieren, den wir bereits in der Praxis genutzt haben“, sagt Quinton Cooper, ein Weiterbildungs- und Schulungsmanager bei Cottee Parker. „Die Kollegen waren den papierbasierten Arbeitsablauf gewohnt – in Bluebeam Revu konnten wir diesen schön nachstellen.“

Das „Queen’s Wharf“-Team von Cottee Parker entdeckte schnell, wie sich die Voreinstellungen von Revu für Überlagerungstools und andere Werkzeuge nutzen lassen. Das Team nutzte zudem die Studio-Projekte für die Dokumentenverwaltung und die Studio-Sitzungen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten.

So konnte das Team den Zeitaufwand, der für die Verteilung von Papierdokumenten anfiel, enorm reduzieren. Mithilfe der Sitzungen konnten Teammitglieder Markups und Kommentare in Echtzeit in Dokumente einfügen, ohne diese zu den verschiedenen Büros transportieren zu müssen.

„Wir konnten durch diese neuen Verfahren unheimlich viel Zeit einsparen,“ merkt Cook an.

Wichtige Ergebnisse

Ohne Revu dauerten Markups laut Simons mindestens eine Woche pro Team. Mit Revu hat sich der Zeitaufwand um die Hälfte reduziert.

„Die Kollegen können schon an meinen Markups arbeiten, während ich noch damit beschäftigt bin“, sagt Simons über die Studio-Sitzungen von Bluebeam.

Da nun nicht mehr so viele Unterlagen ausgedruckt werden müssen, spart Cottee Parker viel Geld.

„Ich denke, wir reden von 30 Cent pro Seite bei 1.000 Seiten nur für die Dokumente zum Arbeitsablauf“, sagt Cooper. „Und das pro Benutzer. Wir haben 50 Benutzer im Projekt.“

Laut Dath hat Revu seinem Team nicht nur bei der Reduzierung des Zeitaufwands für das Projekt geholfen, sondern Cottee Parker auch dabei unterstützt, das Risiko insgesamt zu reduzieren.

„Bisher konnte ich feststellen, dass die Möglichkeit zur Zusammenarbeit ein fantastischer Vorteil von Revu für unsere Teams und Büros ist“, sagt Dath.

Sehen Sie selbst wie viel einfacherer digitale Arbeitsabläufe mit Bluebeam Revu sein können.